HR Operations Coordinator (6588)

Unser Kunde ist ein spezialisierter Hersteller von Biotherapeutika mit über einem Jahrhundert Erfahrung in der Behandlung verschiedener Krankheiten weltweit. Er engagiert sich für Patienten mit Gerinnungsstörungen, immunologischen Erkrankungen, Enzymmangelerkrankungen und anderen seltenen Krankheiten.

Für diese Position suchen wir einen Kandidaten mit mindestens 1-3 Jahren Erfahrung in einer ähnlichen Position für einen 6-Monats-Vertrag mit Sitz in Marburg, Deutschland.

Ihre Aufgaben:

• Bearbeiten von Ein- und Ausgangspost
• Unterstützung des Dokumentenmanagement Marburg durch die Mitarbeit an Plausibilitäts-Prüfungen (wie z. Bsp. Sprache/Format, etc.) für mitarbeiterrelevante Dokumente auf Korrektheit im Abgleich zum Auftrag zur Dokumentenerstellung (z. B. Vertragsverlängerung, Elternzeitschreiben, Spendenvereinbarungen, Zeugnisse etc.), bei Abweichungen Klärung mit dem HR Operations Advisor
• Erstellung von einfachen mitarbeiterrelevanten Dokumenten in deutscher und in englischer Sprache nach Vorgabe (Elternzeitschreiben, Spendenvereinbarungen, Zeugnisse, Schreiben zur Nebentätigkeit, MML-Vereinbarungen, Delegationsschreiben, Bescheinigungen, Kündigungsbestätigungen, Dienstjubiläen)
• Versendung und Überwachung von Zeugnisbeurteilungsbögen; Erstellung der Zeugnisse gem. Beurteilungsbogen, wo nötig Übersetzung von einfachen aufgeführten Tätigkeiten in die deutsche Sprache, ggf. Rücksprache mit dem In-Country Manager
• Archivieren, Drucken, Scannen, Zusammenstellen, Versenden, Kopieren von Mitarbeiterdokumenten sowie Einholen von Unterschriften für Mitarbeiterdokumente
• Ordnungsgemäße Ablage der Mitarbeiterdokumente im Marburger HR-Archiv sowie in der elektronischen Personalakte
• Erstellen von Standardkorrespondenz oder Korrespondenz nach Vorgabe, in Deutsch und Englisch
• Erfassen und Pflege von Daten in SAP und Workday
• Durchführen von Recherchen
• Aktualisieren von Präsentationen nach Vorgabe
• Planen, Überwachen und Koordinieren von Terminen
• Unterstützen bei der Erstellung von Standardreports (z.B. KPIs, Statistiken)
• Betreuen der Multifunktionsgeräte (Kopierer, Fax, Scanner)
• Ausführen von kleineren Übersetzungen

Ihr Profil:

• i.d.R. abgeschlossene 3-jährige kaufmännische Ausbildung, z.B. zum Industriekaufmann
• Zusatzkenntnisse – SAP-Schulungs-, Zeitwirtschafts- und Buchungssysteme,SAP, Workday, ServiceNow, MS-Office
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift