Administrative Assistenz (6661)
Das Life Science Karriere Netzwerk
CTC vereint Expert:innen aus den Bereichen Life Sciences und Personalwesen. Wir unterstützen Unternehmen dabei, Spitzenkräfte zu gewinnen und langfristig zu binden. Unsere Projekte tragen dazu bei, innovative Behandlungsmethoden für Patient:innen zu entwickeln und umzusetzen. Unsere Kandidat:innen begleiten wir in ihrer beruflichen Entwicklung und finden für sie zu ihrer jeweiligen Lebenssituation passende Karrieremöglichkeiten.
Administrative Assistenz (50%-Pensum)
Unser Kunde, ein grosses pharmazeutisches Unternehmen, sucht Administrative Assistenz für eine befristete Vertragslaufzeit von 12 Monaten via Arbeitnehmerüberlassung (mit Option auf Verlängerung) für den Standort Marburg, Deutschland.
Verantwortlichkeiten:
- Erstkontakt für interne/externe Anfragen
- Bearbeiten von Ein- und Ausgangspost
- Entgegennehmen, Führen und gezieltes Weiterleiten von Telefonaten, in Deutsch und Englisch
- Bearbeiten von Dokumenten, ggf. formale Prüfung, überwiegend in Englisch
- Ablage von Dokumenten, auch elektronisch (z.B.: Aktualisieren Intranet/Sharepoint)
- Erstellen von Korrespondenz, vorwiegend in Englisch
- Durchführen von Recherchen und Aufbereiten von Daten und Informationen
- Inhaltliche Vorbereitung und Erarbeitung von Präsentationen auch zu komplexen Sachthemen im Erstentwurf, überwiegend in Englisch
- Bearbeiten von Rechnungen und Zahlungsanweisungen (z.B. Rechnungsanerkennung, -prüfung)
- Planen, Überwachen und Koordinieren von Terminen
- Unterstützen bei der Erstellung von Standardreports (z.B. KPIs, Statistiken)
- Bestellkoordination (e-Biss, SAP)
- Ausführen von kleineren Übersetzungen bzw. Koordination von größeren Übersetzungen
- Vorbereiten, Organisieren und Abrechnen von Dienstreisen
- Planen und Organisieren von lokalen und globalen Veranstaltungen, Sitzungen, Tagungen etc., auch in Zusammenarbeit mit Externen
- Betreuen von internen/externen Besuchern, ggf. Koordination
- Prüfen und Nachbearbeiten von Zeitdaten in SAP
- Erstellen von Standardauswertungen (z.B. Zeitkonten, Krankenstände, Urlaubsdaten)
- Eingeben von Personaländerungsmeldungen
- Führen von Bestandslisten
- Vergabe der Zutrittsberechtigungen im ALINA-System
- Koordinieren der abteilungsspezifischen Praktikantenplätze
- Erstellen der erforderlichen Korrespondenz
- Pflege von bereichsspezifischen Stammdaten
- Monitoring des Abteilungsbudgets
Qualifikationen:
- Einige Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Position
- Deutsch und Englisch fliessend
Sollten Sie Interesse haben, mit uns über diese Position zu sprechen, würden wir uns über Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen freuen.